Obowiązuje od: 22.10.2026

1. Kto jest administratorem danych

Administratorem danych osobowych jest Filmworks sp. z o.o., ul. Inflancka 45, 91-848 Łódź, NIP 7262698399, KRS 0001039997, REGON 525471925. Kontakt w sprawach danych osobowych: biuro@filmworks.pl.

2. Czym jest Klaudiusz

Klaudiusz to wewnętrzny asystent biura Filmworks, oparty na sztucznej inteligencji. Korzystają z niego wyłącznie pracownicy Filmworks. Pomaga im obsługiwać korespondencję, kalendarz, zadania i projekty klientów. Klaudiusz nie kontaktuje się z nikim samodzielnie. Każdą wiadomość do klienta, zaproszenie na spotkanie i wydruk zatwierdza pracownik.

3. Jakie dane przetwarza Klaudiusz

a) Korespondencja e-mail na adres biuro@filmworks.pl: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy, NIP oraz treść wiadomości i nazwy załączników.

b) Kalendarz firmowy Google (konto filmworkspolska@gmail.com): terminy spotkań, ich tytuły, opisy, miejsca, adresy e-mail uczestników i linki do spotkań online.

c) System CRM ClickUp: dane kontaktowe klientów i osób kontaktowych, dane do faktur, opis zleceń i ich etapy.

d) Notatki ze spotkań online tworzone przez ClickUp AI Notetaker: podsumowania i transkrypcje rozmów. Uczestników spotkania informujemy, że rozmowa jest transkrybowana.

e) Wiadomości tekstowe i głosowe pracowników Filmworks wysyłane do Klaudiusza przez komunikator Telegram.

f) Notatki wewnętrzne Filmworks (ustalenia z klientami, terminy, decyzje).

4. W jakim celu i na jakiej podstawie

a) Obsługa zapytań, ofert i realizacja umów z klientami: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

b) Organizacja pracy biura, prowadzenie CRM, kalendarza i dokumentacji projektów: prawnie uzasadniony interes administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

c) Wystawianie faktur i rozliczenia: obowiązek prawny, art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Klaudiusz nie podejmuje wobec nikogo decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, w rozumieniu art. 22 RODO. Decyzje podejmują pracownicy Filmworks.

5. Komu powierzamy dane

Do działania asystenta korzystamy z usług zewnętrznych dostawców, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu:

a) Anthropic PBC: model językowy Claude, który analizuje treści i przygotowuje odpowiedzi,

b) Google LLC: kalendarz i konto Google,

c) ClickUp (Mango Technologies, Inc.): CRM i notatki ze spotkań,

d) Telegram: komunikator, przez który pracownicy rozmawiają z asystentem,

e) LH.pl: serwer poczty biuro@filmworks.pl,

f) Apple (iCloud): przypomnienia wewnętrzne.

Danych nie sprzedajemy ani nie udostępniamy w celach marketingowych.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Część dostawców ma siedzibę w USA. Przekazanie danych odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej w sprawie odpowiedniego stopnia ochrony (EU-US Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

7. Dane z usług Google

Dane z kont Google, do których Klaudiusz ma dostęp (kalendarz), wykorzystujemy wyłącznie do obsługi kalendarza firmy na polecenie pracowników Filmworks. Nie przekazujemy ich osobom trzecim, z wyjątkiem dostawców wymienionych w punkcie 5 w zakresie potrzebnym do działania asystenta. Nie używamy ich do reklamy ani do trenowania ogólnych modeli sztucznej inteligencji. Korzystanie z danych otrzymanych z interfejsów API Google i ich przekazywanie innym aplikacjom jest zgodne z zasadami Google API Services User Data Policy, w tym z wymogami Limited Use.

Dane z Kalendarza Google pobieramy tylko na bieżąco, w chwili wykonywania polecenia, i nie tworzymy z nich osobnej bazy. Informacje o wydarzeniu mogą trafić do zapisu rozmowy z asystentem i są wtedy przechowywane tak jak rozmowy (punkt 8). Dostęp asystenta do kalendarza można w każdej chwili cofnąć w ustawieniach konta Google (https://myaccount.google.com/permissions). Usunięcia danych można też zażądać, pisząc na biuro@filmworks.pl.

8. Jak długo przechowujemy dane

a) korespondencja e-mail: przez czas współpracy, a potem do czasu przedawnienia roszczeń,

b) dane w CRM i notatki projektowe: przez czas współpracy i do 5 lat po zakończeniu projektu,

c) dane do faktur: przez okres wymagany przepisami podatkowymi (5 lat od końca roku podatkowego),

d) rozmowy pracowników z asystentem: do 5 lat.

9. Bezpieczeństwo

Dostęp do asystenta mają tylko upoważnieni pracownicy Filmworks. Asystent nie wysyła wiadomości, nie zapisuje zaproszeń i nie drukuje bez zatwierdzenia przez człowieka. Treści otrzymanych maili i dokumentów traktuje jako dane, a nie jako polecenia. Nie umieszczamy haseł ani danych do logowania w treści wiadomości.

10. Twoje prawa

Masz prawo do:

a) dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,

b) sprostowania danych,

c) usunięcia danych,

d) ograniczenia przetwarzania,

e) przenoszenia danych,

f) sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,

g) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Żeby skorzystać ze swoich praw, napisz na biuro@filmworks.pl.

11. Zmiany polityki

Możemy aktualizować tę politykę. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, z datą obowiązywania na górze.